Der Tech-Stack jedes kleinen Teams entsteht auf dieselbe Weise. Jemand muss eine PDF-Datei komprimieren, also googelt er danach und nutzt das erste Suchergebnis. Ein anderer muss ein 2-GB-Video versenden und greift daher auf einen kostenlosen Übertragungsdienst zurück. Eine dritte Person richtet ein kostenloses Projekt-Board ein, weil die Testphase der kostenpflichtigen Version abgelaufen ist. Niemand hat eine Entscheidung getroffen. Der Tech-Stack hat sich einfach so angesammelt.
Achtzehn Monate später nutzt das Team ein Dutzend Tools, für die sich niemand entschieden hat, von denen die Hälfte kostenlos ist und von denen keines mit dem anderen kommuniziert – und die Rechnung dafür, wenn sie endlich eintrifft, sieht überhaupt nicht wie eine Rechnung aus.
„Kostenlos“ ist ein Geschäftsmodell, kein Gefallen
Es ist hilfreich zu wissen, um welche Art von kostenlosem Angebot es sich handelt, da die Abrechnung bei jedem Angebot anders erfolgt.
Werbefinanziert und kostenlos
Du bist das Publikum. Das Tool funktioniert einwandfrei, der Arbeitsablauf wird jedoch unterbrochen, und das auf der Seite integrierte Werbenetzwerk weiß, was du wann hochgeladen hast. Auf einer PDF-Website bedeutet das, dass ein Drittanbieter jedes Mal eine Benachrichtigung erhält, wenn Sie einen Vertrag bearbeiten.
Datenfinanziert und kostenlos
Du bist das Produkt. Deine Uploads, deine Dokumente und zunehmend auch deine Texte werden dazu verwendet, etwas anderes zu erstellen – zur Profilerstellung, zum Weiterverkauf oder zum Trainieren von Modellen. Das steht in der Regel in den Nutzungsbedingungen, in einer Klausel, die niemand liest, und die eine weitreichende Lizenz zur „Verarbeitung“ all dessen gewährt, was du dort einstellst.
Freemium – kostenlos
Du bist ein ein Lead. Die kostenlose Version ist bewusst wie eine Falle gestaltet: großzügig genug, um darin deinen Workflow aufzubauen, und genau an dem Punkt restriktiv, an dem ein Wechsel teuer wird. Der Export ist oft das Erste, was hinter der Bezahlschranke liegt.
Durch Risikokapital finanziert, kostenlos
Du bist eine Wachstumskennzahl. Das Tool ist wirklich gut und wirklich unrentabel – es wird von Investoren subventioniert, bis es eines Tages nicht mehr subventioniert wird. Dann wird es übernommen, neu bewertet oder eingestellt – und deine Daten gehen dabei verloren.
Tatsächlich kostenlos
Manche Dinge sind tatsächlich kostenlos, weil ihre Bereitstellung den Anbieter fast nichts kostet: Ein Tool, das vollständig im Browser läuft, verursacht keine Serverkosten, keine Speicherkosten und keine Verarbeitungskosten. Diese Kategorie gibt es tatsächlich. Sie ist nur kleiner, als das Marketing vermuten lässt.
Die fünf Kosten, die niemand in die Kalkulationstabelle einträgt
1. Die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften. Ein kostenloses Tool wird fast nie mit einer Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) geliefert. Wenn ein Mitarbeiter einen Kundenvertrag, eine Mitarbeiterakte oder eine unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung auf einen kostenlosen Dienst hochlädt, handelt es sich um eine Datenübermittlung – eine, von der Ihr DPA-Register nichts weiß, die Ihr Datenschutzbeauftragter nicht dokumentieren kann und die du nicht rückgängig machen kannst. Nach der DSGVO ist „der Praktikant hat eine kostenlose Website genutzt“ keine Rechtfertigung. Kostenlose Tools sind die mit Abstand größte Quelle für Schatten-IT in kleinen Unternehmen, gerade weil sie nie über die Beschaffungsabteilung laufen.
2. Die Ausstiegskosten. Kostenlose Tarife bieten selten eine ordentliche Exportfunktion. Man kann seine Daten zwar als Screenshot, als manuell erstellte CSV-Datei oder durch ein Wochenende langes Kopieren und Einfügen exportieren – aber nicht als saubere, strukturierte Datei. Je länger ein Team mit einem kostenlosen Tool arbeitet, desto höher sind die Kosten für einen Wechsel zu einem anderen Anbieter – und genau das ist der Sinn hinter diesem Konzept.
3. Die Kosten für die Kontinuität. Keine Zahlung bedeutet keinen Vertrag, kein SLA und keine Verpflichtung, den Dienst am Laufen zu halten. Kostenlose Dienste werden ständig eingestellt, oft mit einer Frist von dreißig Tagen, manchmal auch ganz ohne Vorankündigung. Allein Google hat weit über zweihundert Produkte eingestellt. Wenn ein kostenpflichtiges Tool eingestellt wird, erhält man einen Migrationsplan. Wenn ein kostenloses Tool eingestellt wird, erhält man eine E-Mail.
4. Die Aufmerksamkeitskosten. Das ist der Punkt, der am meisten schmerzt und am wenigsten auffällt. Zwölf Tools bedeuten zwölf Anmeldungen, zwölf Benachrichtigungsströme, zwölf Orte, an denen sich eine Datei befinden könnte, und zwölf kleine Momente, in denen man sich fragt: „Moment mal, wo haben wir das hingelegt?“ Nehmen wir an, jedes Tool kostet das Team zwanzig Minuten pro Woche für das Wechseln zwischen den Tools, das Suchen und das erneute Erklären, wo sich die Dinge befinden. Bei einem fünfköpfigen Team sind das rund zwanzig Stunden pro Monat, die für den Aufwand durch die Tools aufgewendet werden – mehr als die jährlichen Kosten der meisten kostenpflichtigen Software-Suiten, bezahlt in der wertvollsten Währung, die ihr habt.
5. Die Kosten der Treuhandgesellschaft. Wenn du einem Kunden eine Datei über einen werbefinanzierten kostenlosen Dienst senden oder ihn bittest, ein Dokument auf einer Plattform zu unterzeichnen, die du nicht erklären kannst, sagt das etwas darüber aus, wie du mit seinen Daten umgehst. Meistens ist es nicht das, was du damit ausdrücken möchtest.
Wo „kostenlos“ wirklich in Ordnung ist
Das heißt aber nicht, dass man für alles bezahlen muss. „Kostenlos“ ist öfter die richtige Antwort, als Anbieter zugeben möchten – man sollte nur wissen, warum es kostenlos ist, bevor man sich darauf einlässt.
„Kostenlos“ ist in der Regel sicher, wenn:
- das Tool lokal ausgeführt wird. Wenn die Verarbeitung in Ihrem Browser erfolgt und die Datei niemals einen Server erreicht, gibt es nichts, womit man Geld verdienen könnte, und nichts, was durchgesickert werden könnte. Schau auf der Registerkarte „Netzwerk“ nach, wenn du einen Beweis dafür willst.
- du es einmal benutzt. Für eine einmalige Konvertierung einer nicht vertraulichen Datei ist kein Beschaffungsverfahren erforderlich.
- die kostenlose Version ein echtes Produkt und keine Demoversion ist. Manche Anbieter stellen einen Platz oder einen Arbeitsbereich dauerhaft kostenlos zur Verfügung, weil dies eine kostengünstige Marketingmaßnahme ist – und nicht, weil sie vorhaben, dich später zur Kasse zu bitten. Achte auf ein öffentlich angebotenes, zeitlich unbegrenztes kostenloses Angebot und nicht auf einen Countdown.
- es keine vertraulichen Informationen eingegeben werden. Marketingtexte, öffentlich zugängliche PDF-Dateien, Entwürfe für Blogbeiträge – geringer Einsatz, geringes Risiko.
„Kostenlos“ ist nicht mehr in Ordnung, sobald Verträge, personenbezogene Daten, Finanzunterlagen, geistiges Eigentum von Kunden oder sonstige Informationen, die man in einem Formular zur Meldung von Datenschutzverletzungen angeben müsste, darin enthalten sind.
Sechs Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du ein kostenloses Tool einsetzt
Bevor ein kostenloses Tool fester Bestandteil der Arbeitsabläufe Ihres Teams wird, sind fünf Minuten Überprüfung mehr wert als fünf Monate Aufräumarbeit:
Warum ist es kostenlos? Wenn du das nicht in einem Satz beantworten kannst, ist das die Antwort.
Wo wird die Datei gespeichert? Clientseitige Verarbeitung bedeutet, dass die Daten nirgendwohin übertragen werden. Serverseitige Verarbeitung bedeutet, dass irgendwo eine Kopie existiert, die der Kontrolle einer anderen Stelle unterliegt und für eine Aufbewahrungsfrist gespeichert wird, die du nicht festgelegt hast.
Gibt es eine DPA? Wenn der Anbieter keine Datenverarbeitungsvereinbarung anbietet, darf das Tool personenbezogene Daten für Ihr Unternehmen rechtlich nicht verarbeiten. Dies ist nicht verhandelbar und lässt sich in 30 Sekunden überprüfen.
Was steht in der Lizenzklausel? Achten Sie auf Begriffe wie „Lizenz“ und „Ihre Inhalte“. Eine weitreichende, unbefristete und unterlizenzierbare Lizenz für Ihre Uploads ist ein Warnsignal, egal wie einladend die Landingpage auch aussehen mag.
Kann man heute alles kostenlos exportieren? Probieren Sie es aus, bevor Sie Daten migrieren. Wenn der Export hinter einer Bezahlschranke liegt, testen Sie kein Tool – Sie werden in eines eingebunden.
Wer steckt dahinter? Ein namentlich genanntes Unternehmen mit einer eingetragenen Geschäftsadresse und einem Gerichtsstand ist etwas ganz anderes als eine anonyme Website mit einem Kontaktformular.
Wo DailyBuddy ins Spiel kommt
DailyBuddy basiert auf einer recht klaren Haltung in dieser Frage: Man sollte ehrlich sagen, was kostenlos ist und warum.
- Die PDF-Tools sind kostenlos, da ihr Betrieb keine Kosten verursacht. 26 von 30 PDF tools funktionieren vollständig in Ihrem Browser. Die Datei gelangt zu keinem Zeitpunkt auf einen Server, sodass kein Upload, keine Speicherung und keine Verarbeitung zur Monetarisierung stattfindet – und es gibt keine Werbung, die dies finanziert.
- Der erste Nutzer kann den Dienst dauerhaft kostenlos nutzen. Keine 14-tägige Testphase, kein Countdown. Ein echtes kostenloses Angebot für Freiberufler und Einzelnutzer, denn es ist günstiger als ein Werbebudget.
- Keine versteckten Prämienstufen. Nach dem kostenlosen Platz kostet es 9 € pro Nutzer und Monat (im Jahresabo), wobei alles enthalten ist – Projekte, Aufgaben, Formulare, verschlüsselte Dateiübertragung, Dokumentenunterschrift. Keine Funktion, auf die du dich verlässt und die du dann verlierst.
- Der Export ist nicht kostenpflichtig. Ihre Daten gehören Ihnen in jeder Tarifstufe. Der Austritt sollte genauso einfach sein wie der Beitritt.
- Standardmäßig gilt EU-Recht. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Deutschland, das Hosting erfolgt ausschließlich auf EU-Servern, und es gibt eine Datenschutzvereinbarung (DPA) – somit bleiben auch die Compliance-Kosten für die kostenlosen Tools bei null.
Es handelt sich um ein einziges System statt zwölf Registerkarten, und genau darum geht es ja: Das günstigste Tool ist dasjenige, das vier andere ersetzt.
Was in diesem Quartal zu tun ist
Du brauchst keine umfassende Prüfung. Mit drei Schritten lassen sich fast alle Probleme lösen:
1. Liste alle kostenlosen Tools auf, die das Team tatsächlich nutzt. Frag nach, statt zu raten – die meisten davon wurden nie offiziell angekündigt. Der Browserverlauf und die Lesezeichenleiste geben ein ehrlicheres Bild ab als jede Bestandsaufnahme.
2. Markiere diejenigen, die sensible Daten enthalten. Verträge, Personalakten, Kundendokumente – alles, was personenbezogene Daten enthält. Prüfe bei jedem einzelnen: Gibt es eine Datenschutzvereinbarung, und wohin wird die Datei verschoben? Diejenigen, die beide Fragen nicht erfüllen, stellen Ihr echtes Risiko dar, unabhängig davon, wie praktisch sie sind.
3. Konsolidiere den Rest. Die meisten Teams stellen fest, dass drei oder vier kostenlose Tools Aufgaben, die sich überschneiden, nur unzureichend erfüllen. Diese durch ein einziges, von Ihnen bewusst ausgewähltes Tool zu ersetzen, kostet in der Regel weniger als die Zeit, die Sie derzeit damit verbringen, die Einschränkungen dieser Tools zu umgehen.
Kostenlose Tools sind nicht der Feind. Unüberprüfte hingegen schon. Die Teams, die agil bleiben, sind diejenigen, die zu jedem Tool in ihrem Stack eine einfache Frage beantworten können: Warum ist das kostenlos, und wofür zahle ich stattdessen?
Bist du bereit, zwölf kostenlose Tools gegen ein von dir ausgewähltes einzutauschen?
Projekte, Aufgaben, Formulare, PDF-Tools, verschlüsselte Übertragung und das Signieren von Dokumenten in einem einzigen System – entwickelt in Deutschland, gehostet in der EU, mit einer kostenlosen Nutzungsstufe, die auch weiterhin kostenlos bleibt.
